Proces weryfikacji, wymagane dokumenty, Certyfikat Kwalifi.

Pobierz jako PDF

Wymagane dokumenty

Proces weryfikacji oraz dokumenty wymagane po zakupie podpisu elektronicznego Certum.

Certyfikat OSOBISTY (Uniwersalny)
Certyfikat FIRMOWY (z Dodatkowymi danymi)

Szczegółowa lista dodatkowych wymaganych dokumentów
Gdzie można przeprowadzić Weryfikację Tożsamości?
Gdzie wysłać komplet dokumentów niezbędnych do wydania certyfikatu kwalifikowanego?

Certyfikat kwalifikowany zawsze wydawany jest na osobę fizyczną. Podczas procesu aktywacji użytkownik wybiera rodzaj certyfikatu:

Certyfikat OSOBISTY (Uniwersalny)	Certyfikat FIRMOWY (z Dodatkowymi danymi)
Zalecany dla wszystkich osób podpisujących dokumenty (np. deklaracje do ZUS) w imieniu własnym lub w imieniu innych podmiotów (przedsiębiorstw, instytucji, administracji samorządowej, administracji rządowej).	Rekomendowany (choć nie konieczny) w przypadku osób pełniących funkcje publiczne lub zawodowe, gdzie zakres uprawnień wynikający z pełnionej funkcji jest jednoznacznie określony prawem, np. prezydent miasta, burmistrz, notariusz, radca prawny

Certyfikat OSOBISTY (Uniwersalny)

Zalecany dla wszystkich osób podpisujących dokumenty (np. deklaracje do ZUS) w imieniu własnym lub w imieniu innych podmiotów (przedsiębiorstw, instytucji, administracji samorządowej, administracji rządowej).

Certyfikat FIRMOWY (z Dodatkowymi danymi)

Rekomendowany (choć nie konieczny) w przypadku osób pełniących funkcje publiczne lub zawodowe, gdzie zakres uprawnień wynikający z pełnionej funkcji jest jednoznacznie określony prawem, np. prezydent miasta, burmistrz, notariusz, radca prawny

Certyfikat OSOBISTY (Uniwersalny)

Jeżeli wybiorą Państwo certyfikat OSOBISTY (uniwersalny), zawierający tylko dane osobowe Subskrybenta, to prosimy o przygotowanie następujących dokumentów.

Dokumenty wymagane do złożenia wniosku o wydanie certyfikatu przez Certum

Oświadczenie

Dokumenty wymagane do weryfikacji tożsamości subskrybenta (osoby ubiegającej się o certyfikat)

Dokument tożsamości – ważny dowód osobisty (IDCard) lub paszport.

Opcjonalnie:

Jeżeli certyfikat ma zawierać numer PESEL, prosimy o: dokument potwierdzający numer PESEL (np. karta stałego pobytu, potwierdzenie nadania PESEL, itp.) – wymagane w przypadku posługiwania się dokumentem tożsamości innym niż polski.
Jeżeli certyfikat ma zawierać numer NIP, prosimy o: dokument potwierdzający nadanie numeru NIP (osobisty subskrybenta), wydany przez polski Urząd Skarbowy, nie dotyczy NIP nadanego Firmie. Pole numer NIP przeznaczone jest dla osób, które są uprawnione do posługiwania się NIP (np. posiadają wpis do CEiDG).
Dokument tożsamości (dowód osobisty (IDCard) lub paszport), który potwierdza krajowy identyfikator subskrybenta, w przypadku gdy identyfikator ten ma być widoczny w
certyfikacie.

Certyfikat FIRMOWY (z Dodatkowymi danymi)

Jeżeli wybrali Państwo certyfikat FIRMOWY (z dodatkowymi danymi), zawierający dane osobowe Subskrybenta oraz dane firmy/instytucji, to oprócz weryfikacji tożsamości, konieczne jest dostarczenie dodatkowych dokumentów, które potwierdzą dane reprezentowanego podmiotu.

Dokumenty wymagane do złożenia wniosku o wydanie certyfikatu przez Certum

Oświadczenie
Pełnomocnictwo

Dokumenty wymagane do weryfikacji tożsamości subskrybenta (osoby ubiegającej się o certyfikat)

Dokument tożsamości – ważny dowód osobisty (IDCard) lub paszport.
Opcjonalnie:
Jeżeli certyfikat ma zawierać numer PESEL, prosimy o: dokument potwierdzający numer PESEL (np. karta stałego pobytu, potwierdzenie nadania PESEL, itp.) – wymagane w przypadku posługiwania się dokumentem tożsamości innym niż polski.
Jeżeli certyfikat ma zawierać numer NIP, prosimy o: dokument potwierdzający nadanie numeru NIP (osobisty subskrybenta), wydany przez polski Urząd Skarbowy, nie dotyczy NIP nadanego Firmie. Pole numer NIP przeznaczone jest dla osób, które są uprawnione do posługiwania się NIP (np. posiadają wpis do CEiDG).
Dokument tożsamości (dowód osobisty (IDCard) lub paszport), który potwierdza krajowy identyfikator subskrybenta, w przypadku gdy identyfikator ten ma być widoczny w certyfikacie.

Szczegółowa lista dodatkowych wymaganych dokumentów

Dodatkowe dokumenty wymagane do potwierdzenia danych reprezentowanego podmiotu dla certyfikatu Firmowego (z Dodatkowymi danymi).

Pełniona funkcja	Dodatkowe dokumenty formalne, wymagane do potwierdzenia danych podmiotu.
Właściciel firmy prowadzącej indywidualną działalność gospodarczą.	dokument będący podstawą prawną funkcjonowania przedsiębiorstwa – odpis lub wydruk z Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEiDG)
Pracownicy i przedstawiciele firmy i instytucji posiadającej osobowość prawną (m.in. biura rachunkowe, firmy, administracja samorządowa i państwowa) jak również jednostki nieposiadające osobowości prawnej (m.ni. jednostki budżetowe, szkoły, spółki jawne oraz spółki cywilne).	Firma – przedsiębiorstwo pełnomocnictwo– podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji firmy (druk jest do pobrania wraz z Oświadczeniem), dokument będący podstawą prawną funkcjonowania przedsiębiorstwa: odpis lub wydruk z KRS – nie starszy niż 6 miesięcy, ✔ odpis lub wydruk z CEiDG lub zaświadczenie o numerze ✔ identyfikacyjnym REGON, potwierdzający dane firmy. Instytucja publiczna pełnomocnictwo – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji (druk jest do pobrania wraz z Oświadczeniem), kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji, uchwała bądź inna decyzja o powołaniu, mianowaniu na dane stanowisko, potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.
Osoby, które należą do zarządu lub rady nadzorczej w danym podmiocie (np. Prezes Zarządu, Członek Zarządu, Prokurent). Dane tych osób znajdują się w odpisie KRS lub innym dokumencie określającym zasady reprezentacji.	Firma – przedsiębiorstwo odpis lub wydruk z KRS – nie starszy niż 6 miesięcy, uchwała bądź inna decyzja o powołaniu, mianowaniu na dane stanowisko, potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu. Instytucja publiczna kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji, uchwała bądź akt powołania, mianowaniu na dane stanowisko, potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.
Osoby, które pełnią istotne funkcje w administracji publicznej i samorządowej (np. Prezydent Miasta, Burmistrz, Wójt). Dane tych osób znajdują się w odpowiednim dokumencie określającym zasady reprezentacji.	kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji, stosowna decyzja o powołaniu, akt mianowania bądź inny dokument, na podstawie którego osoba ubiegająca się o certyfikat działa w charakterze organu władzy publicznej, potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu, zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.

Pełniona funkcja

Właściciel firmy prowadzącej indywidualną działalność gospodarczą.

Pracownicy i przedstawiciele firmy i instytucji posiadającej osobowość prawną (m.in. biura rachunkowe, firmy, administracja samorządowa i państwowa) jak również jednostki nieposiadające osobowości prawnej (m.ni. jednostki budżetowe, szkoły, spółki jawne oraz spółki cywilne).

Osoby, które należą do zarządu lub rady nadzorczej w danym podmiocie (np. Prezes Zarządu, Członek Zarządu, Prokurent). Dane tych osób znajdują się w odpisie KRS lub innym dokumencie określającym zasady reprezentacji.

Osoby, które pełnią istotne funkcje w administracji publicznej i samorządowej (np. Prezydent Miasta, Burmistrz, Wójt). Dane tych osób znajdują się w odpowiednim dokumencie określającym zasady reprezentacji.

Dodatkowe dokumenty formalne, wymagane do potwierdzenia danych podmiotu.

dokument będący podstawą prawną funkcjonowania przedsiębiorstwa – odpis lub wydruk z Ewidencji Działalności Gospodarczej (CEiDG)

Firma – przedsiębiorstwo

pełnomocnictwo– podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji firmy (druk jest do pobrania wraz z Oświadczeniem),
dokument będący podstawą prawną funkcjonowania przedsiębiorstwa: odpis lub wydruk z KRS – nie starszy niż 6 miesięcy,
✔ odpis lub wydruk z CEiDG lub zaświadczenie o numerze
✔ identyfikacyjnym REGON, potwierdzający dane firmy.

Instytucja publiczna

pełnomocnictwo – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji (druk jest do pobrania wraz z Oświadczeniem),
kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji,
uchwała bądź inna decyzja o powołaniu, mianowaniu na dane stanowisko,
potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.

Firma – przedsiębiorstwo

odpis lub wydruk z KRS – nie starszy niż 6 miesięcy,
uchwała bądź inna decyzja o powołaniu, mianowaniu na dane stanowisko,
potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.

Instytucja publiczna

kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji,
uchwała bądź akt powołania, mianowaniu na dane stanowisko,
potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.

kopia dokumentu określającego zasady reprezentacji,
stosowna decyzja o powołaniu, akt mianowania bądź inny dokument, na podstawie którego osoba ubiegająca się o certyfikat działa w charakterze organu władzy publicznej,
potwierdzenie nadania numeru NIP reprezentowanego podmiotu,
zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON reprezentowanego podmiotu.

W przypadku firm i instytucji zagranicznych wymagane będą odpowiedniki wymienionych dokumentów wydane w kraju pochodzenia danego podmiotu. Dostarczone dokumenty, jeżeli są w innym języku niż polski i angielski muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski lub angielski jeszcze przed dostarczeniem ich do Certum.

Gdzie można przeprowadzić Weryfikację Tożsamości?

Potwierdzenia tożsamości można dokonać na terenie całego kraju w:

Punktach Potwierdzania Tożsamości – Punktach Partnerskich
Punktach Rejestracji – Punktach Firmowych Certum
Kancelariach notarialnych

Potwierdzenie tożsamości w Punkcie Rejestracji – Punkcie Firmowym Certum jest usługą odpłatną (turbo ekspres (wydanie w 30 minut): 99 PLN netto + VAT). Natomiast w Punktach Potwierdzania Tożsamości – Punktach Partnerskich i kancelariach notarialnych wiąże się to z opłatą zgodną z aktualnym cennikiem Partnera lub notariusza.

Weryfikacji tożsamości należy dokonać po otrzymaniu (pocztą elektroniczną) z Certum kompletu wypełnionych dokumentów (format pdf) na podstawie danych wpisanych przez Państwa w formularzu.